Yazılım dünyasının rekabet ortamında hayatta kalmaya çalışan teknoloji şirketleri, verimliliklerini artırmak için çeşitli yöntemlere başvuruyor. En çok başvurulan ve artık bir kültür halini alan yöntem ise “ayakta yapılan toplantılar.”

ABD’nin Michigan eyaletindeki Atomic Object adlı yazılım şirketi, ayakta yapılan toplantıları kült haline getirmiş şirketlerden biri.

Her sabah işbaşı yapmadan önce yapılan ve katılımın zorunlu olduğu bu toplantıların amacı, gereksiz sohbetleri önlemek, dikkat kesilmeyen çalışanları motive etmek ve cep telefonunda oyun oynamayı tercih edenlerin önüne geçmek.

Wall Street Journal’a konuşan Atomic Object’in Başkan Yardımcısı Michael Marsiglia, beş dakikayı geçmeyen toplantılar hakkında, “Oturarak yapılan toplantıların aksine, çalışanlar hemen dikkat kesiliyor ve ardından işlerinin başına geçiyor” dedi.

Ayakta yapılan toplantılar tarihte ilk kez rastlanan bir disiplin yöntemi değil. Missouri Üniversitesi akademisyeni Allen Bluedorn’a göre, bazı askeri liderler bu yöntemi Birinci Dünya Savaşı’nda kullandı. Bluedorn, ayakta durarak yapılan toplantıların 10 yılı aşkın bir süre önce çok sayıda şirkette benimsenmeye başlandığını belirtti. 1998’de yaptığı bir araştırmaya göre, ayakta yapılan toplantılar oturarak yapılan toplantıların üçte biri daha kısa sürüyor ancak karar alma kalitesinde bir değişme olmuyor.

‘AGILE’ YAKLAŞIMI
Ayakta durarak toplantı yapmak, 2001 yılında 17 yazılım üreticisi tarafından yayımlanan bir manifestoda ortaya atılan Agile (Çevik) yaklaşımının bir uzantısı olarak belirdi. Projeleri küçük parçalara sıkıştırmayı öne çıkaran Çevik yaklaşımının doğurduğu yeni nesil trend, çalışanların üç soruyu ele almalarına odaklanıyor. Bunlar: “Dün yapılan toplantıdan bu yana ne yaptım”, “Bugün ne yapıyorum” ve “İşimin tamamlanmasına engel olabilecek problemler nedir.”

Colorado’daki Mountain Goat Software yazılım şirketinin Başkanı Mike Cohn, “toplantılara geç kalanlara çeşitli cezalar verdiklerini, bunlar arasında bir şarkı söylemek, ofis etrafında bir tur atmak veya düşük bir para cezası vermenin” bulunduğunu söyledi. Söz alan biri konuşmasını çok uzun tutarsa, diğer bir çalışan uyarı anlamındaki plastik kediyi havaya kaldırıyor.

HIZLA YAYILIYOR
Agile-gelişim yazılımlarını benimseyen şirketler arttıkça, ayakta durarak yapılan toplantıları benimseyen şirketlerin sayısı da artıyor. VersionOne şirketinin dünyanın dört bir yanındaki 6 bin 42 teknoloji çalışanı arasında yaptığı ankete göre, çalışanların yüzde 78’i her gün yeni nesil toplantılara katılıyor.

Teknoloji şirketleri yeni kültürü kendi iş ortamlarına uyarlamakta geri kalmıyor. Örneğin, eski bir Microsoft çalışanı olan Mitch Lacey, eski meslektaşlarının ayakta yapılan toplantılar için “soğuk merdiven boşluğunu tercih ettiklerini” söyledi.

Bazı şirketler de toplantılarını sabah değil, öğlen yemeğinden önce gerçekleştiriyor. Facebook’ta mühendislik müdürü olan Mark Tonkelowitz, “yemek vaktine olan zamanın az olmasından dolayı motivasyonun daha yüksek olduğunu” savunuyor.

GECİKME MALİYETİ
Toplantılarda, söz hakkını devretmek için elindeki oyuncağı bir başkasına fırlatmak veya 4 kiloluk sağlık topunu elden ele dolaştırmak da kullanılan yöntemler arasında. Adobe Systems için çalışan program müdürü Ian Witucki için bu toplantıların önemi o kadar büyük ki, toplantılara gecikenlerin neden olduğu maliyetleri hesaplıyor.

Witucki, 18 ay boyunca gecikmelerin kümülatif maliyetlerini hesapladı. Gecikme maliyetinin iki çalışanın altı haftalık iş vaktine denk geldiği belirlenince, şirket, gecikenlere 1 dolar para cezası vermeye karar verdi.

Ayakta durarak yapılan toplantılarda kullanılan bir diğer yöntem tabii ki müzik. Avustralya’nın Sydney kentindeki ThoughtWorks şirketi, toplantılarında Bob Marley’in "Get Up, Stand Up" parçasını tercih ederken, ABD’li mobilya şirketi Steelcase, toplantılarını Johnny Cash'in “Ring of Fire” parçası ile açıyor. Genel Müdür Kevin Kuske, toplantıları kısa tutmak içinse Elvis’in “A Little Less Conversation” parçasına başvuruyor.